Evernoteと紙のノートを使った超シンプルなタスク管理

仕事
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今僕は社会人5年目になるのですが、自分なりにしっくり来るタスク管理の方法が確立できてきました。

タスク管理は関わるプロジェクトや自分の仕事のスタイルによって人それぞれ、フェーズによっても変わるものなので一概に何がいいとは言えないです。

ただタスク管理に悩む人は多いと思うので、少しでもそういった人の選択肢を増やせればと思い僕が今やっているタスク管理方法を紹介します。

まず結論から言うと、毎日のタスク管理は紙のノートで、1週間以上のタスク管理はEvernoteで行っています。

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こんな人におすすめ

・色んなタスク管理アプリを試してきたけどイマイチしっくり来ない人

・ルーティン業務よりも考える仕事や突発的な業務が多い人

・たくさんのプロジェクトに関わっている人

はい、実はこれは僕なので、似たような状況の人には効果があるかな?と思っています。

👇今僕がやっている仕事についてはこちらの記事をご覧ください。

タスク管理の変遷

タスク管理に悩む人は多いと思いますが、僕もこれまでずっとタスク管理が課題でした。

Todoist、Trello、Evernote、スプレッドシートなどたくさんのツールを試しましたが、なかなかしっくり来ずタスク漏れが続いたり今自分がやるべきことが明確にならないまま仕事をこなす日々…。

そして一番怖いのが「タスク管理がずさんでも気合でそれなりになんとかなる」ということです。労働時間を増やしたり、周りとうまくコミュニケーションが取れる人は、自分のタスク管理に課題があってもなんとなく仕事を進めることはできるので、うまくいかない感覚を持ちながらも「それなりの仕事」はすることができます。

僕もそんな人の1人でしたが、とりあえず適当に目の前の仕事を処理したり、コミュニケーションでなんとかごまかしてる状態が続くと、自己成長を感じにくかったり、仕事が楽しくないと思う瞬間があったりします。

そこで改めて自分のタスク管理を含めた働き方全般について見直して、いかに効率よく生産性高く仕事を進められるかを考えるようになりました。

紙のノートとEvernoteを併用する

僕が現在やっているタスク管理方法は、紙のノートとEvernoteを併用するというものです。

タスク管理の性質によって2つのツールを使い分けています。

1日単位の「今日やるべきタスク」は紙のノート、それ以外の中長期的なタスクはEvernoteで管理します。

ずっとたくさんのタスク管理ツールを試してきたのですが、紙のノートを使い始めて、なぜこれまでうまくいかなかったのかがようやく分かってきた気がします。

毎日のタスクとスケジュールは紙のノートで管理をする

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毎日の「その日やるタスク」は写真のように紙のノートで管理しています。

ノートを見開きで使い、左側には日付と今日取り組みたいタスク、右側にはスケジュールを書きます。

めちゃくちゃシンプルで簡単ですがやっていることはこれだけです。

次に具体的な手順を紹介していきます。

①1日のスケジュールは始業前に必ず作る

今日やるタスクの洗い出しとスケジューリングは仕事を始める前にやりましょう。

毎日1日の設計図を作ってから最初の仕事にとりかかるイメージです。

朝イチからアポなどが入っていて直行する場合や、寝坊して慌てて出発しタスクを整理する間もなく予定が始まってしまう場合もあると思います。

それでもデスクに座り「自分の時間」になったら必ずまず最初に自分の1日のスケジュールを作ります。

②まずはGoogleカレンダーで1日のスケジュールをチェックする

僕が一番最初にやっていることはGoogleカレンダーを見ることです。

今日入っているアポやMTG、締切のタスクなど、すでに先に予定が抑えられているものをまずチェックします。

そして大切なのは、それをそのまま今日のスケジュールに入れないことです。

もともと抑えられている予定に関しては「本当にこのMTGは60分必要なのか」「MTGをするための準備が十分で生産性の高い会議ができるのか」「この会議には自分が出る必要があるのか」「このタスクの締切は絶対に今日じゃないといけないのか」「今日締切のタスクは何時までに提出なのか」などを確認し、必要であれば関係者とコミュニケーションを取ったり交渉をします。

MTGが60分も必要ないなと思えば30分にしてもらうこともありますし、自分がMTGに必要なさそうであれば抜けてもいいか?を交渉することもあります。

先に抑えられているスケジュールほど「なんとなく」でやってしまうタスクになるので時間泥棒になりがちです。しっかりと必要性や重要性を確認するのが大切だと思います。

③1週間のTODOリストから今日やるタスクを左ページに全部書き出す

次に1週間のTODOリストから今日やるタスクを書き出していきます。1週間のTODOリストについては次のパートで紹介します。

このタスクは何分かかるか?を考えながら書き出していくのがおすすめ。特に順番や整理などは考えずにとにかく一度ノートに書き出します。

また、このときにメールやSlackなどのチャットツールも未読のものがあれば一通り処理をして、依頼タスクなどが発生していればタスクリストに入れましょう。

④右ページにスケジュールを書き出す

今日やるタスクを書き出せば、順番にスケジュールを組み右ページに書き出していきます。

このときに僕が考えていることは、

・優先度の高いタスクから順番に早い時間に書いていくこと

・クリエイティブなタスクは早い時間に入れること

の2つです。この2つのバランスを見ながら1日のスケジュールを組みます。

結果的に左に書き出したタスクが業務時間内に収まらない場合もありますが優先度の高いタスクから処理しているので、溢れるタスクは「絶対に今日終わらなくてもOKなタスク」なはずです。

万が一朝の時点で「絶対に今日終わらないといけないタスクしかなく時間内に処理しきれないことが分かっている場合」はその時点でヘルプを出したり終わらないことを関係者に報告します。これだけで事故は防げますし周りからのサポートを仰げます。

⑤雑務処理の時間とバッファの時間を作る

1日のどこかに、雑務処理の時間とバッファの時間を設けて下さい。

雑務処理の時間とはメールやSlackの返信、突発的な依頼業務などのクリエイティビティの求められない細かいタスクを何も考えずにひたすら処理していく時間です。その人の役割や業務内容にはよりますが、1時間程度あればいいと思います。

「雑務処理の時間は◯時間までしか取らない」と決めておけば無駄に突発タスクを引き受けて本来やるべきことが終わらないということも避けられますし「今日は難しいので明日でも良いですか?」というコミュニケーションが取れたり「それなら他の人に頼むね」と相手も判断ができるのでオススメです。

バッファとは予備時間のこと。スケジュール通りにタスクを100%スパスパ消化できる人はいません。帳尻合わせの時間としてバッファタイムを1時間程度設けておきます。

⑥タスクとスケジュールは誰かに共有する

1日のスケジュールができたら誰かに共有しましょう。

僕はノートを写真で撮ってSlackのチャンネルで同僚に共有しています。

誰かに見せることで「やらないといけない」という緊張感が生まれるのでおすすめです。

⑦突発タスクはその場ですぐやるか雑務処理タイムで行う

仕事していて突発的に生まれるタスクや、だれかにちょっとしたタスクを依頼されることもかなりあると思います。

その場合は

・1~2分で終わらせられるタスクはその場ですぐ処理してタスク管理自体しない

・3分以上かかるタスクはいったんノートに書き出し雑務処理タイムで消化する

の2パターンです。

紙のノートのメリット

僕が感じる紙のノートを使うメリットは3つあります。

PCの画面を切り替える必要がないこと

一番のメリットはこれです。

紙のノートを常に手元に開いておけば、今やっている作業を止めてPCの画面を切り替えタスク管理ツールを開く必要がありません。

あので目の前のタスクを中断せずに一瞬で残タスクの確認やスケジュールの確認が可能になります。

仕事に集中力が大切なことは全員がわかっていると思いますが、この「画面の切り替えをしない」ということは集中力を保つ上では非常に有効です。

メモや強調などが自由にできること

紙のノートであれば雑に補足のメモを書いたり、色ペンや下線などを引いて強調することが簡単にできます。

また無機質なデジタル文字と違って、字の書き方やノートの書く場所など、単に文字としての情報以外にも別の補足情報が得られるので、その文字を書いていたときの気分や考えていたことなどがフッと頭に入ってきて、タスクの背景やなぜこの時間にやろうと思っていたのか?などの意図が理解しやすくなる気がしています。

あえてノートを使っているという自分に浸れること

デジタル化が進んで紙のノートを使っている人は少なくなってきましたが「あえて紙のノートを使っている自分」ってかっこよくないですか?

ドヤ顔でPCの横にノートを開いておけば優越感に浸れます。

1週間のタスク管理はEvernoteでやる

1日単位でのタスク管理は紙のノートでやりますが、紙のノートは1日が限界だと思います。

また、常に手元においてチェックができるのが紙のノートの最大のメリットなので、その必要がない1週間単位でのタスク管理はEvernoteで行います。

紙のノートに書く毎日のタスクはこの1週間タスクの中からチョイスして書き出すことになります。

1ヶ月のタスク管理はEvernoteでやる

1ヶ月のタスク管理も1週間と同様にEvernoteで行います。

ただし、1週間タスクと違うのは、1ヶ月単位になると何かしらの「定量目標」を意識した行動が必要になるケースがほとんどです。

営業であれば売上だったり、マーケであれば集客数やCPAだったり。なので1ヶ月タスクは単にタスクの洗い出しというよりというよりも、プロジェクトベースの目標と期限を確認できるように書くことがメインとなります。毎月月初にこの1ヶ月は何に取り組むのか?を可視化しておくイメージですね。

タスク管理の原則

今回は紙のノートとEvernoteを使ったタスク管理を紹介しましたが、どんなプラットフォームを使おうとタスク管理の原則は、だいたい同じです。

こちらのブログにはタスク管理の基本的な考え方について考えてあるのでぜひこちらも合わせて読んでみて下さい。

まとめ

いかがでしたか?

タスク管理は仕事の基本ですが、自分に合ったやり方を見つけるのはなかなか難しいもの。

いいね!と思った方はぜひ一度試してみて下さい。

おすすめのノートカバー

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紙のノートを使う人はぜひ革のノートカバーを使ってみて下さい。

僕が今使っているものはもう4年も使っているものになりますが、めちゃくちゃ味が出てきて最高にかっこよくなっています。

最後にオススメのノートカバーを紹介しておきます。

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